راهنمای استفاده از سامانه ثبت من

پیش‌تر هر بخش از خدمات ثبتی در سامانه‌ای جداگانه و گاه پیچیده ارائه می‌شد، اما از تیرماه ۱۴۰۰، این پراکندگی جای خود را به بستری واحد به نام «ثبت من» داد؛ بستری که به‌ نوعی می‌توان آن را دفترخانه دیجیتال و همیشه‌ در‌ دسترس دانست. این سامانه نه‌ تنها برای وکلا، مدیران کسب‌وکار و فعالان اقتصادی، بلکه برای همه شهروندان عادی که به ساده‌ترین خدمات حقوقی نیاز دارند، یک ابزار ضروری محسوب می‌شود.

با این حال برای یک کاربر عادی که شناختی از این سامانه ندارد، ممکن است استفاده از آن در ابتدا با چالش‌هایی همراه باشد. راهنمای استفاده از سامانه ثبت من کمک می‌کند تا فراتر از یک کاربر عادی، با منطق درونی و ساختار این سامانه آشنا شوید؛ بدانید کجا باید ثبت‌نام کنید، چگونه خدمات موردنیاز را پیدا کنید و از چه امکاناتی می‌توانید در وقت و هزینه صرفه‌جویی کنید.

سامانه ثبت من چیست

سامانه ثبت من چیست؟ با گسترش خدمات الکترونیکی در حوزه‌های مختلف، نظام ثبتی کشور هم گام مهمی در مسیر دیجیتالی‌سازی فرآیندهای خود برداشته است. «سامانه ثبت من» به عنوان درگاه یکپارچه خدمات الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در تیرماه ۱۴۰۰ راه‌اندازی شد تا مجموعه‌ای از خدمات ثبتی و حقوقی را در بستری واحد و قابل‌ اعتماد در اختیار شهروندان قرار دهد. این سامانه با هدف کاهش مراجعات حضوری، افزایش شفافیت و تسهیل دسترسی متقاضیان، بسیاری از فرآیندهای مهم همچون ثبت شرکت‌ها، استعلام وضعیت ثبتی، تصدیق اصالت اسناد، استعلام ممنوع‌الخروجی و دیگر خدمات تخصصی را پوشش می‌دهد.

پیش از ایجاد این سامانه، خدمات ثبتی در بسترهای پراکنده و متعدد ارائه می‌شد که این امر اغلب موجب سردرگمی متقاضیان و طولانی شدن فرآیندها بود. اما «ثبت من» با تجمیع خدمات در یک درگاه واحد، امکان دسترسی ساده، سریع و مطمئن را برای تمامی کاربران اعم از شهروندان، صاحبان کسب‌وکار و فعالان حقوقی فراهم ساخته است.

ثبت نام در سامانه ثبت من؛ my ssaa ir

هنوز برنامه‌ای برای دانلود سامانه ثبت من اندروید و آیفون وجود ندارد و ورود به سامانه «ثبت من» از طریق نشانی اینترنتی my.ssaa.ir صورت می‌گیرد؛ این نشانی به عنوان درگاه رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای ارائه خدمات الکترونیکی در نظر گرفته شده است. کاربران با مراجعه به این آدرس می‌توانند بدون واسطه به مجموعه‌ای از خدمات ثبتی و حقوقی دسترسی پیدا کنند و تمامی مراحل را به صورت آنلاین و یکپارچه انجام دهند.

برای ورود به سامانه، ابتدا لازم است متقاضیان در آن ثبت‌نام نموده و حساب کاربری اختصاصی خود را ایجاد کنند. این فرآیند شامل کد ملی، تاریخ تولد و شماره تلفن همراه جهت احراز هویت است. پس از ثبت‌نام موفق، ورود به سامانه تنها با استفاده از نام کاربری و رمز عبور صورت می‌گیرد و تمامی سوابق و خدمات در پنل شخصی کاربر ذخیره و قابل‌پیگیری خواهد بود.

ورود به سامانه ثبت من؛ my ssaa ir

پس از تکمیل مراحل ثبت نام در سامانه ثبت من my ssaa ir، کاربران با وارد کردن نام کاربری (کد ملی) و رمز عبور اختصاصی خود می‌توانند به پنل شخصی‌شان دسترسی پیدا کنند. سامانه برای حفظ امنیت اطلاعات، در بسیاری از موارد از رمز یکبار مصرف که به شماره تلفن همراه متقاضی ارسال می‌شود استفاده می‌کند.

با ورود به حساب کاربری، هر فرد می‌تواند به شکل اختصاصی سوابق، درخواست‌ها و وضعیت خدمات در حال پیگیری خود را مشاهده کند. این پنل به نوعی دفترچه دیجیتال محسوب می‌شود که کلیه تعاملات کاربر با سازمان در آن ثبت و ذخیره می‌گردد و هر زمان قابل بازیابی است. با ورود به پیشخوان سامانه ثبت من، کاربران به مجموعه‌ای گسترده از خدمات دسترسی پیدا می‌کنند که هر یک به گونه‌ای طراحی شده تا فرآیندهای ثبتی و حقوقی را ساده‌تر، سریع‌تر و شفاف‌تر نماید. مهم‌ترین بخش‌ها و خدمات قابل استفاده در این سامانه عبارتند از:

خدمات من، املاک و کاداستر، اسناد رسمی، ازدواج و طلاق، اجرای اسناد رسمی، ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری، مالکیت معنوی، اشخاص حقوقی، شکایات، ملاقات و نوبت‌دهی، آگهی‌ها، نظرسنجی و سایر خدمات.

به این ترتیب، ثبت من نه فقط یک درگاه خدماتی، بلکه بستری جامع و یکپارچه است که تمامی نیازهای ثبتی و حقوقی شهروندان، شرکت‌ها و فعالان اقتصادی را پوشش می‌دهد.

امکانات سایت ثبت من

سامانه ثبت من یک بستری جامع است که به کمک آن می‌توانید تمام خدمات ثبتی و حقوقی خود را به کمک آن انجام دهید. پس از ورود به سایت، با دسته‌بندی‌های متنوع زیر روبرو می‌شوید که با توجه به نیاز خود می‌توانید از آن استفاده کنید.

املاک و کاداستر

در بخش املاک و کاداستر، طیف وسیعی از خدمات ثبتی ملکی در اختیار کاربران قرار گرفته است. افراد می‌توانند از طریق گزینه‌ی املاک من به فهرست املاک ثبت‌شده‌ی خود دسترسی داشته باشند و وضعیت آن‌ها را مدیریت کنند. همچنین امکان دریافت یا بررسی «گواهی مالکیت» برای اطمینان از صحت مدارک وجود دارد. اگر نیاز به استعلام و «اصالت‌سنجی گواهی مالکیت» یا حتی «سامانه ثبت من اصالت سند» داشته باشید، این بخش مسیر ساده و رسمی آن را فراهم کرده است. از سوی دیگر، برای اراضی یا املاکی که هنوز سند رسمی ندارند، ثبت «درخواست صدور سند» بر اساس قانون تعیین تکلیف پیش‌بینی شده است. حتی املاک دولتی و دیگر درخواست‌های ثبتی هم از همین درگاه قابل پیگیری است. به‌طور خلاصه، این بخش همان مرجع رسمی و مطمئن برای همه‌ی خدمات مرتبط با مالکیت‌های ملکی است؛ چه برای اشخاص حقیقی و چه برای سازمان‌های دولتی.

سامانه ثبت من اصالت و استعلام سند

در سامانه ثبت من اسناد رسمی هم خدمات بسیار متنوعی ارائه می‌شود که به‌نوعی مکمل بخش املاک محسوب می‌گردد. کاربران می‌توانند اصالت اسناد رسمی خود را از طریق سامانه بررسی کنند و در صورت نیاز، به نسخه‌های دیجیتال آن‌ها دسترسی داشته باشند. گزینه‌ی اسناد رسمی من مدیریت متمرکز این مدارک را فراهم کرده و بخش سامانه ثبت من خودرو هم برای اسناد مالکیت خودروها در نظر گرفته شده است. علاوه بر این، ابزارهایی برای محاسبه دقیق هزینه‌ی تنظیم سند، استعلام الکترونیک ملک و مشاهده موقعیت مکانی دفاتر اسناد رسمی تعبیه شده است تا فرآیند مراجعه حضوری ساده‌تر گردد. نکته‌ی مهم این بخش آن است که تنها به خدمات عمومی بسنده نکرده و نیازهای تخصصی‌تر را هم در بر می‌گیرد؛ برای مثال، پیگیری مجوزهای سردفتری و دفتریاری هم از همین بخش قابل انجام است.

ازدواج و طلاق

در بخش سامانه ثبت من ازدواج موقت، تمامی رویدادها و خدمات مرتبط با این حوزه به‌صورت متمرکز ارائه می‌شود. کاربران می‌توانند اطلاعات مربوط به وقایع ازدواج و طلاق را مشاهده کرده و اسناد رسمی صادرشده در این زمینه را مدیریت کنند. علاوه بر این، گزینه‌ی دفاتر دارای ظرفیت کمک می‌کند تا افراد بدون نیاز به مراجعه حضوری و پرس‌وجوی وقت‌گیر، نزدیک‌ترین دفتر فعال برای ثبت ازدواج یا طلاق را بیابند. یکی از امکانات مهم این بخش، تصدیق اصالت سند است که به افراد اطمینان می‌دهد اسناد ازدواج یا طلاق آن‌ها معتبر و رسمی بوده و هیچ‌گونه جعل یا خطایی در آن وجود ندارد. حتی موقعیت مکانی دفاتر رسمی هم در این بخش در دسترس است تا روند انجام امور سریع‌تر و ساده‌تر شود.

سامانه ثبت من؛ اجرای اسناد رسمی

در بخش اجرای اسناد رسمی امکانات ویژه‌ای برای افرادی که با مسائل حقوقی و اجرایی سر و کار دارند، فراهم شده است. یکی از مهم‌ترین خدمات این قسمت، استعلام ممنوع‌الخروجی است؛ خدمتی که در گذشته نیازمند مراجعه حضوری به مراجع ذی‌ربط بود، اما اکنون تنها با وارد کردن اطلاعات فردی، به‌صورت برخط در اختیار کاربر قرار می‌گیرد. همچنین، افرادی که دارای «پرونده‌های اجرای اسناد لازم‌الاجرا» هستند، می‌توانند وضعیت پرونده‌های خود را به‌طور کامل در همین سامانه پیگیری کنند. این موضوع به‌ویژه برای کسانی که درگیر مسائل مالی یا حقوقی ناشی از چک، سفته یا قراردادهای رسمی هستند، اهمیت بالایی دارد.

ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری

یکی از مهم‌ترین امکانات سامانه ثبت من بخش ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری است. در این قسمت، کاربران می‌توانند تمامی مراحل مرتبط با تاسیس یا مدیریت یک شخصیت حقوقی را به‌صورت آنلاین پیگیری کنند. از ثبت درخواست تاسیس شرکت گرفته تا تنظیم و ارسال صورت‌جلسات تغییرات، همه چیز در بستر الکترونیکی فراهم شده است. علاوه بر این، ثبت اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی و اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی هم وجود دارد که به‌نوعی ستون اصلی فعالیت‌های مالی و تجاری یک شرکت محسوب می‌شود. برای مدیرانی که نیازمند پیگیری لحظه‌ای وضعیت پرونده یا درخواست‌های ثبتی خود هستند، ابزار رهگیری درخواست در دسترس است. حتی در مواقعی که فرد تصمیم به انصراف داشته باشد، گزینه‌ی لغو درخواست به‌سادگی فعال می‌شود.

مالکیت معنوی

در حوزه‌ی مالکیت معنوی، سامانه نقش یک دفترخانه‌ی دیجیتال تخصصی را ایفا می‌کند. افرادی که در زمینه اختراعات، طراحی صنعتی یا ثبت علامت‌های تجاری فعالیت دارند، می‌توانند به‌طور کامل امور خود را در این بخش مدیریت کنند. خدماتی مانند ثبت اختراع، ثبت طرح صنعتی و ثبت علائم تجاری به‌صورت مستقیم از همین بخش ارائه می‌شود. علاوه بر ثبت، قابلیت جستجو هم فراهم شده تا کاربران بتوانند بررسی کنند که علامت، اختراع یا طرح موردنظرشان قبلا به ثبت رسیده یا خیر. همچنین، برای جلوگیری از جعل یا سوءاستفاده، قابلیت تصدیق اصالت گواهینامه‌ها و حتی گواهی‌های موقت هم گنجانده شده است.

سامانه ثبت من؛ اشخاص حقوقی

بخش اشخاص حقوقی یکی دیگر از زیرمجموعه‌های کاربردی سامانه است که به مدیریت دقیق اطلاعات شخصیت‌های حقوقی اختصاص دارد. در این قسمت، استعلام شناسه ملی برای اطمینان از صحت و اعتبار اطلاعات یک شرکت وجود دارد. همچنین کاربران می‌توانند درخواست تخصیص شناسه ملی بدهند یا برای بازبینی شناسه‌های موق» اقدام کنند. علاوه بر این، قابلیت ثبت و پیگیری تغییرات اشخاص حقوقی هم فراهم شده تا سازمان‌ها و شرکت‌ها بتوانند همواره اطلاعات خود را به‌روز نگه دارند. این بخش به یک پایگاه اطلاعاتی رسمی تبدیل شده که مرجع اصلی بررسی وضعیت حقوقی اشخاص در کشور است.

شکایات

بخش شکایات در سامانه ثبت من به‌طور ویژه برای ثبت و پیگیری اعتراضات یا گزارش‌های مرتبط با عملکرد سازمان ثبت اسناد و املاک طراحی شده است. این قابلیت، شفافیت بیشتری ایجاد می‌کند و به متقاضیان اجازه می‌دهد بدون نیاز به مراجعات حضوری، شکایت خود را به‌ صورت رسمی در سیستم ثبت کنند. پیگیری این شکایات نیز به‌صورت آنلاین ممکن است، به همین دلیل مسیر رسیدگی کوتاه‌تر و فرآیند پاسخ‌گویی دقیق‌تر خواهد بود.

ملاقات و نوبت‌دهی

در بخش ملاقات و نوبت‌دهی، کاربران می‌توانند درخواست ملاقات با ریاست سازمان یا دیگر بخش‌های مرتبط را ثبت نمایند. این بخش درواقع پل ارتباطی مستقیم بین مردم و مدیران سازمان محسوب می‌شود و موجب می‌گردد ارتباطات اداری به‌جای بروکراسی پیچیده، از طریق بستری شفاف و زمان‌بندی‌شده انجام گیرد.

سامانه ثبت من؛ آگهی‌ها

بخش آگهی‌ها هم یکی از بخش‌های مهم سامانه است که اطلاع‌رسانی‌های رسمی سازمان را پوشش می‌دهد. در این قسمت، آگهی‌های مرتبط با ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری، اطلاعیه‌های مربوط به مالکیت معنوی، آگهی مزایده‌ها و حتی ابلاغیه‌های اجرایی اسناد لازم‌الاجرا منتشر می‌شود. علاوه بر این، آگهی‌های مرتبط با قانون تعیین تکلیف اراضی فاقد سند رسمی هم از همین بخش در دسترس قرار دارند. وجود چنین مرجعی، هم برای فعالان اقتصادی و حقوقی و هم برای عموم مردم، به‌معنای دسترسی به اخبار رسمی و معتبر در کوتاه‌ترین زمان است.

منبع: دیجی‌کالا مگ

نوشته راهنمای استفاده از سامانه ثبت من اولین بار در دیجی‌کالا مگ. پدیدار شد.